Bloggen fick en pratstund med Heléne Hedqvist som driver Retorikstudion där hon bl.a. erbjuder utbildningarna Den nye chefen – Retorik för ett framgångsrikt ledarskap och Ny som chef – Effektiv kommunikation. Läs gärna mer om Helené, utbildningarna och vad Retorikstudion kan erbjuda på deras hemsida. 

 

Stefan: I en alltmer föränderlig värld behöver du som ny chef snabbt få med dig medarbetarna på den förändring ni ska göra. Kan du som ny chef verkligen träna upp din förmåga till att förmedla rätt budskap? Är det inte så att du antingen är en god kommunikatör/retoriker eller inte?

Helené: “I am not a good speaker, I only learnt how to speak” sa Winston Churchill. Winston Churchill är ett praktexempel på att alla kan lära sig att tala väl och uttrycka sig på ett inspirerande och visionärt vis. Det krävs mycket övning och god träning i rätt miljö. Det handlar om att öva, öva och åter öva. Du kan träna upp din förmåga att förmedla rätt budskap. Rätt budskap är de budskap som är 100% anpassade efter rådande situation. De är anpassade till antal, de är rangordnade efter styrka och de är identifieringsbara för dina lyssnare.

Vi tänker ofta att hen bara är sådan – hen är född till en karismatisk och vältalig person. Jag menar att ingen är född till en vältalig och karismatisk person. Däremot har vi olika förutsättningar till att utveckla dessa talanger. Uppväxt, omgivning, vänner och kan ha en betydelse för hur du utvecklar din retoriska förmåga omedvetet. Du utvecklar en lust till att tala inför andra människor och upplever ingen rädsla eller obehag. Då blir det oftast bra. Har du inte de bästa förutsättningar kan du välja att träna upp din färdighet medvetet, för att bli en skicklig retoriker.

Vill du bli en bättre kommunikatör/retoriker kan du definitivt bli det. Punkt. Retorik är en teknik. En ren och skär teknik i hur du bygger upp din presentation rent dispositionsmässigt, hur du medvetet använder dig av olika så kallade *stilfigurer och hur du tekniskt eller medvetet för dig på scenen, hanterar din röst och ditt kroppsspråk. Den som vill och inser att denna kompetens är betydelsefull både som privatperson och i arbetet, kan höja sin individuella nivå. Alla har vi olika förutsättningar och behöver träna på olika saker för att nå våra mål.

S: Många nya chefer tvivlar på sin förmåga, även om det inte märks. Låt oss säga att den nya chefen ska hålla en viktig presentation inför sin arbetsgrupp. Hur kan/ska/bör chefen på bästa sätt förbereda sig?

H: Ett framträdande är ett unikt tillfälle där du gör en presentation som bör vara anpassad efter syftet och den målgrupp som lyssnar. Att ha syftet och målgruppen klart för dig, innan du förbereder din presentation är grundläggande. Är syftet att bygga förtroende inför den nya arbetsgruppen är det framförallt tre aspekter som du bör reflektera kring när du förbereder din presentation:

1. Identifiering. Till exempel är det viktigt att gruppen kan identifiera sig med dig, se till att hitta beröringspunkter där du och din grupp kan mötas (krävs att du har gjort en grundlig förundersökning på alla som ska lyssna). Jag förespråkar alltid att jobba på ett personligt uttryck, att våga vara personlig med en behaglig och trygg attityd.

2. Positiv historik. Du bör på ett lämpligtvis påvisa att du har en positiv bakgrund med goda resultat – utan att vara för självgod och skrytig. Ibland kan vi svenskar uppträda lite väl blygsamt över våra meriter – vi vill höra dina tidigare framgångar. Då får vi förtroende för dig som ledare och chef.

3. Våga ta hand om eventuell oro eller rädsla som du anar finns inför din presentation och det ämne som du ska tala om. När du ska bygga förtroende i en situation som kräver lite extra, finns det ofta olika typer av rädslor eller orosmoln. Det är ofta dessa aspekter som bygger en vägg mellan dig och dina lyssnare. Jag rekommenderar att du tar upp de aspekter som du vet eller anar finns i form av oro. Ta upp dessa och diskutera med dina lyssnare. Vad dessa orosmoln skulle kunna vara, att det kommer att bli nedskärningar, kosta för mycket pengar eller att du kan uppfattas för ung/gammal som deras chef. Ducka inte för det som är svårt att beröra. Du bör självklart kunna besvara de aspekter som du väljer att diskutera.

S: Jag tycker det finns en slagsida åt att nya chefer blir väldigt drillade i att kunna hantera datasystem och administrera korrekt och att själva utövandet av ledarskapet, dvs mötet med medarbetare och kunder står tillbaka. Känner du igen den bilden? Vad får du för signaler från de nya chefer som du utbildar?

H: Jag håller helt med dig. Att vara chef och leda en del av en verksamhet innebär att du har många dragningar inför en publik. Helt plötsligt ska du vara inspirerande och intressant att lyssna till inför dina medarbetare. Du har allas blickar på dig och chefens klackar låter alltid högst. Du kommer att bli ifrågasatt på ett vis som du aldrig tidigare blivit och du kommer att få stå till svars för diverse frågeställningar inför en ledningsgrupp eller andra sammanhang. Denna del i ledarskapet blir ofta nedprioriterad, det borde vara tvärtom. De personer som har en ledande roll som jag coachar eller de som deltar i gruppträning hos Retorikstudion är enormt kunniga och välutbildade personer. De behöver hjälp med att strukturera sina presentationer och öva på sitt framträdande. Vi hjälper dem att stärka sitt personliga uttryck. Det är detta som de nya cheferna ofta saknar. Detta gäller både seniora chefer och nya chefer.

S: Som ny chef, vilka råd skulle du ge för att chefen ska nå ett framgångsrikt ledarskap med hjälp av sin retorik?

H: När jag coachar och utbildar brukar jag ge dessa tre råd till dig som är ny som chef:

1)      Se till att bygga ett förtroende med dina medarbetare ditt team. Ha en personlig, men inte privat hållning till dina medarbetare. Lägg tid på detta.

2)      Var tydlig i din kommunikation – satsa på tre huvudteman varje gång du har en presentation. Skicka resten via mail.

3)      Våga vara personlig – berätta historier om dig själv, jämför, dra liknelser. Be en person som du litar på att ge dig feedback på dina framföranden, gärna filma. Se till att använda ett bildligt språk och använd minimalt med faktatermer där det är möjligt.